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La iniciativa relacionada con la gestión documental promueve la transparencia en el manejo documental y la conservación organizada de la memoria institucional como patrimonio inmaterial. / Fotos: PRENSA ALCALDÍA

ALCALDÍA DE CÚCUTA. Optimizan proceso de gestión documental

CÚCUTA.- La Alcaldía de Cúcuta reorganiza el material archivístico que reposa bajo su custodia con el propósito de promover la transparencia, el acceso oportuno a la información y la preservación de la memoria institucional. Más de 40.000 cajas de archivo documental se encontraban abandonadas y en condiciones precarias. El objetivo es facilitar el acceso a la información a la ciudadanía y a los funcionarios.

El Plan de Mejoramiento Archivístico (PMA) se estableció en el 2013, con el Archivo General de la Nación, pero solo hasta esta administración se empezó a implementar. Anteriormente, no se contaba con los procesos y los procedimientos necesarios para darle el manejo adecuado a este recurso, lo cual ha dificultado la caracterización y la reorganización del material documental.

“Encontramos más de 40.000 cajas de fondos acumulados (archivos sin criterio de organización), en diversos depósitos, conformado por archivo antiguo, abandonado y sin Formato Único de Inventario Documental (FUID), en condiciones precarias”, afirmó María Leonor Villamizar, secretaria General.

La reorganización se adelanta según lo establecido en el nuevo PMA, lo que le permitirá a la Alcaldía de Cúcuta tener mayor control sobre los documentos que están bajo su custodia.

Se intervinieron despachos, departamentos administrativos y oficinas que tenían el archivo documental disperso en el edificio San José, centro comercial Las Mercedes y palacio municipal. Se trasladó buena parte del acervo documental a una bodega para centralizar el material bajo los estándares de calidad establecidos por el Archivo General de la Nación

Se han reorganizado más de 26.000 cajas que contienen información contractual, resoluciones, decretos, caracterización del Sisben, circulares, comprobantes de egreso, recaudos, procesos de diversas categorías y procesos judiciales, entre otros documentos.

La centralización de las cajas de archivo ha permitido liberar espacios en las dependencias, donde los funcionarios no tenían lugar para almacenar el crecimiento documental del día a día.

Sobre Rafael Antonio Pabón

Nací en Arboledas (Norte de Santander - Colombia), educado y formado como periodista en la Universidad de la Sabana (Bogotá), gustoso de leer crónicas y amante de escribir este género periodístico, docente en la Universidad de Pamplona (Colombia) y seguidor incansable del Cúcuta Deportivo.

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